Prélèvement à la source (PAS)

Préalable

Information des salariés

GHS met à votre disposition une fiche explicative synthétique à destination de vos salariés.

Mandat de prélèvement DGFiP

Le prélèvement à la source, collecté par l'employeur pour le compte de la DGFiP, doit impérativement être reversé par prélèvement SEPA, seul mode de règlement autorisé (à l'exception des structures publiques avec agent comptable). La périodicité de règlement est la même que pour les cotisations Urssaf. Pour les structures qui n'ont pas de mandat de prélèvement pour la DGFiP, il est donc impératif, de déclarer dans son espace professionnel sur impots.gouv.fr, les références du compte bancaire qui fait l’objet du prélèvement et de signer un mandat SEPA autorisant la DGFiP à prélever sur ledit compte bancaire.

• Se connecter à son espace professionnel sur le site impots.gouv.fr.
• Dans "mon espace", sélectionner "Gérer mes comptes bancaires".
• Inscrire son numéro SIREN (ou le sélectionner s’il s’agit de l’ajout d’un compte bancaire).
• Sélectionner "Déclarer un compte" ou sélectionner un compte déjà existant dans la liste proposée.
• Entrer les références (BIC/IBAN) du compte.
• Valider la saisie.
• Avant toute utilisation, il convient d'éditer le mandat, le signer, et l’envoyer à la banque détentrice du compte.

Obtenir le taux personnalisé des salariés

La Direction Générale des Finances Publiques est la seule à pouvoir vous transmettre les taux de vos salariés. En aucun cas les salariés n'ont à vous fournir directement leur taux d'imposition ou vous demander de le modifier pour leurs paies à venir. En cas de changement dans leur situation personnelle, c'est à l'administration fiscale que les salariés doivent s'adresser.

Les taux personnalisés vous sont transmis via un CRM nominatif DGFiP. Il existe 3 solutions pour obtenir un CRM nominatif DGFiP :

• DSN mensuelle (le CRM est mis à disposition dans les 8 jours qui suivent la date d'échéance de la DSN)
• Demande de taux PAS (procédure d'appel de taux pour les nouveaux utilisateurs ou éventuellement les nouveaux salariés)

DSN mensuelle

Pour que l'intégration du CRM nominatif DGFiP soit automatique, il convient de déposer les DSN en mode Machine to Machine.

Une fiche dédiée de l’aide en ligne présente plus en détail le fonctionnement et le paramétrage du dépôt automatisé des DSN.

Si une des DSN ne peut pas être déposée en mode Machine to Machine, il convient de procéder ensuite à l'intégration manuelle du CRM nominatif DGFiP.

Demande de taux PAS

Pour les nouveaux utilisateurs (ou éventuellement pour les nouveaux salariés) la récupération des taux personnalisés des contrats en cours passe par une procédure spécifique d'appel de taux.

La demande de taux PAS n'est pas obligatoire. Elle peut être effectuée pour obtenir le taux PAS personnalisé de vos nouveaux salariés avant de saisir leurs premières paies. A défaut, le prélèvement à la source sera calculé sur la base de la grille de taux non personnalisés (après éventuelle application d'un abattement pour les contrats de moins de deux mois).

Le processus est entièrement automatisé et le retour de la DGFiP doit intervenir au plus tard 5 jours après la demande.

Pour effectuer la demande, il suffit de suivre les manipulations suivantes :

• Menu Salariés > Liste des salariés
• Sélectionner le ou les salariés pour lesquels vous souhaitez faire une demande de taux
• Cliquer sur l'icône Import/Export  et choisir Demande de taux PAS

Un message d'alerte vous rappelle que vous ne pouvez légalement effectuer cette demande que pour les salariés faisant l'objet d'un contrat de travail signé. Cette demande apparaîtra sur le compte DGFiP du salarié.

• Valider l'alerte en cliquant sur OK

Taux de prélèvement

Pour chaque salarié

• si la DGFiP vous a transmis un taux personnalisé, vous avez obligation d'appliquer ce taux

• si la DGFiP ne vous a pas transmis de taux personnalisé, vous devez appliquer la grille de taux non personnalisés

Liste nominative DSN

Si votre DSN a été déposée en mode Machine to Machine, sPAIEctacle se connecte automatiquement à net-entreprises toutes les 30 minutes pour vérifier si de nouveaux bilans sont disponibles. Le CRM nominatif DGFiP est automatiquement importé lorsqu'il est mis à disposition.

Une fois le bilan importé, l'onglet PAS de la Gestion des exports (menu Etats > Gestion des exports) permet de visualiser pour chaque salarié déclaré dans la DSN :

• le taux utilisé pour le mois écoulé (ainsi que le type de taux et le montant)
• le taux reçu de la DGFiP pour les paies à venir

Un salarié déclaré en DSN peut ne pas avoir de taux personnalisé dans le CRM nominatif DGFiP. C'est par exemple le cas si le salarié est inconnu de l'administration fiscale, que son taux n'est pas connu (première déclaration) ou qu'il a opté pour ne pas transmettre son taux personnalisé à ses employeurs. En tant qu'employeur, vous ne pouvez pas savoir pour quelle raison l'administration fiscale n'a pas communiqué de taux et c'est la grille de taux non personnalisés qui sera appliquée pour les paies à venir.

Liste des Salariés et Fiche Salarié

Quelque soit la déclaration qui a permit d'obtenir le taux (DSN mensuelle ou Demande de taux PAS), pour chaque salarié déclaré, le taux reçu est intégré à la fiche Salarié.

Sur la liste des Salariés, si une demande de taux est en attente, la colonne Taux PAS indique AR.

Quand le retour DGFiP est reçu, via une DSN mensuelle ou un appel de taux, la colonne indique le mois de fin de validité du taux reçu.

Le mois de fin de validité du taux reçu (le plus grand lorsque plusieurs sont disponibles) est affiché en rouge lorsqu'il est antérieur au mois en cours, en orange s'il correspond au mois courant, en vert sinon.

Si aucune demande de taux n'est en attente de réception et que le dernier taux disponible n'est plus applicable depuis plus d'un mois, la colonne indique un tiret rouge.

Sur l'onglet Salarié de chaque fiche Salarié, un tableau Prélèvement à la source permet de visualiser les différents taux reçus pour le salarié.

Chaque ligne correspond à un CRM nominatif DGFiP reçu. Le CRM correspondant est identifié par la colonne "identifiant".

Pour chaque bilan reçu, le tableau indique le taux personnalisé du salarié, ou "(aucun)" si aucun taux personnalisé n'a été transmis par la DGFiP.

Les dates de validité sont également indiquées.

Dates de validité des taux personnalisés

Le taux transmis par la DGFiP est valable dès la mise à disposition du CRM et pendant 60 jours fin de mois. Suite au dépôt d'une DSN, le bilan DGFiP sera dans beaucoup de cas mis à disposition le 23 de chaque mois, date à laquelle des paies peuvent avoir été déjà saisies sur le mois en cours. Pour éviter d'avoir à revenir sur ces paies, dans sPAIEctacle, la date de début de validité est fixée au 1er jour du mois suivant la réception du bilan DGFiP.

Suite à l'import manuel d'un CRM nominatif, la date de début de validité reste par contre aligné sur la date de mise à disposition du CRM.

Si pour une paie donnée 2 taux sont valides pour le salarié, c'est le plus récent qui sera utilisé.

Exemples

La DSN de janvier 2024 est déposée sur net-entreprises avant le 15 février 2024.
Le CRM nominatif DGFiP est mis à disposition pour le 23 février 2024.
Les taux personnalisés reçus sont applicables du 1er mars 2024 au 30 avril 2024.

Un appel de taux PAS est transmis le 7 février 2024.
Le CRM nominatif DGFiP est mis à disposition le 8 février 2024 (par exemple).
Les taux personnalisés reçus sont applicables du 8 février 2024 au 30 avril 2024.

Grilles de taux non personnalisés

Lorsqu'aucun taux personnalisé n'est connu ou valide pour un salarié, c'est une grille de taux non personnalisés qui est utilisée. Il existe trois grilles de taux non personnalisés :

• salariés domiciliés en métropole
• salariés domiciliés en Guadeloupe, Martinique et Réunion
• salariés domiciliés en Guyane et à Mayotte

Les salariés fiscalement étrangers ne sont eux pas concernés par le dispositif du PAS et restent redevables de la retenue à la source selon les même règles qu'auparavant.

C'est le choix fait dans le nouveau menu déroulant de la fiche salarié qui détermine le cas échéant la grille qui sera appliquée.

A la mise à jour de votre fichier de données en version 7, le menu déroulant est mis à jour automatiquement. Si l'option "fiscalement étranger" était cochée, le menu déroulant est positionné sur cette même option. Pour les autres salariés, le menu déroulant est mis à jour en fonction de l'adresse renseignée.

En ajout ou modification de salarié, lorsque vous renseignez le code postal ou le pays de résidence, sPAIEctacle vous propose de modifier le régime fiscal en conséquence. Ce choix sera appliqué pour les paies à venir.

Les trois grilles de taux non personnalisés peuvent être visualisées sur l'onglet Barème PAS des chiffres clés (menu Paramètres > Chiffres clés).

Base du prélèvement

Cas général

Par défaut, la base du prélèvement à la source est le net imposable.

Il existe cependant 3 exceptions à cette règle, que nous allons ici détailler.

CDD de moins de deux mois (dont contrats intermittents)

Si un taux personnalisé est connu et en cours de validité pour le salarié la base du prélèvement reste le net imposable.

Si aucun taux personnalisé en cours de validité n'est connu pour le salarié, la base du prélèvement est le net imposable, abattu en 2019 de 624€ par contrat et par mois.

Prenons l'exemple d'un salarié sans taux personnalisé connu, en contrat du 1er février au 15 mars 2019 pour un montant de 2000€ brut. Son net imposable est de 1100 euros sur février et de 550 euros sur mars.

La base du prélèvement à la source sera donc 476€ pour février (soit 1100-624) et 0€ pour mars (puisque le net imposable du mois, 550€, est inférieur à 624€).

De la même façon, pour un salarié avec plusieurs contrats sur un même mois, l'abattement sera appliqué plusieurs fois.

Apprentis et stagiaires

Pour les apprentis et stagiaires, la base du prélèvement est le net imposable, abattu du montant annuel brut du SMIC.

En 2019, la base du prélèvement est donc nulle jusqu'à 18 255 € de gratification. Elle est ensuite égale au net imposable.

Paies avec indemnités journalières de sécurité sociale

Lorsque l'employeur perçoit pour le salarié des indemnités journalières de sécurité sociale (maintien de salaire avec subrogation), il lui appartient de prélever le montant de l'impôt sur les sommes perçues.

La base du prélèvement est alors le net imposable augmenté d'une partie des indemnités :

• 0,962 / 0,933 des indemnités de maternité / paternité
• 0,962 / 0,933 des indemnités de maladie jusqu'à 60 jours d'arrêt
• 0,481 / 0,933 des indemnités d'accident du travail (ces indemnités ne sont à réintégrer qu'à hauteur de 50%)

Au delà de 60 jours d'arrêt maladie ou pour un temps partiel thérapeutique, les indemnités perçues ne sont plus imposées.

Fiche de paie

Retenue

La Retenue de "Prélèvement à la source" est affectée au Type retenue "Prélèvement à la source" avec la spécificité (Cas général/AT/Accre Prélèvt source) "Prélèvt source".

Aucun taux n'est renseigné.

La base est Base fiscale > PAS - Prélèvement à la source.

Par défaut, tous les champs d'application sont cochés, à l'exception de "Fiscalement étranger".

Elle ne doit a priori pas être modifiée !

Fiche Paie

La zone Calcul des fiches Paie est adaptée à la mise en place du PAS :

• le Net avant PAS remplace l'ancien Net à payer
• le Net à payer (après prélèvement à la source) est visualisable

Le Net imposable est lui visualisable en bas de l'onglet Retenues de la paie.

Ni le Net imposable, ni le Net à payer (après PAS) ne peuvent être modifiés (il n'y a pas de cadenas à côté de la cellule). Les paies à l'envers sur le net sont dorénavant calculées sur la base du Net avant PAS.

De la même façon, dans les fiches Contrat, la coche Calcul paie à l'envers permet de définir le Net avant PAS.

Bulletin de paie

Le cadre repéré ci-contre détaille le calcul du prélèvement à la source :

Net à payer avant impôt sur le revenu - Montant du prélèvement = Net payé

Le taux appliqué est indiqué, avec la précision "taux non personnalisé" ou "taux personnalisé".

Déclaration et paiement

Fiche Société

Sur l'onglet Caisses des fiches Société, la caisse "DGFiP" est affectée au type retenue "Prélèvement à la source".

Sa périodicité est alignée sur celle définie pour l'Urssaf, à l'exception des établissements publics non entrés en DSN pour lesquels la périodicité est systématiquement mensuelle.

DSN

La DSN est le seul vecteur pour la déclaration et le paiement du PAS.

Pour chaque paie, les données suivantes sont exportées dans le fichier DSN :

• Salaire Net avant PAS
• Rémunération Nette Fiscale (RNF)
  Net imposable - IJ subrogées intégrées dans l'assiette PAS - abattement d'assiette PAS (CDD ≤ 2 mois sans taux personnalisé ou apprentis/stagiaires)
• Rémunération Nette fiscale Potentielle (RNFP)
  Si un abattement d'assiette PAS est appliqué (CDD ≤ 2 mois sans taux personnalisé ou apprentis/stagiaires) : RNF + abattement d'assiette PAS
• Taux appliqué
• Type de taux appliqué
  Si le taux est un taux personnalisé, l'identifiant du CRM nominatif DGFiP dont il est issu est indiqué
  Si le taux est un taux non personnalisé, la grille utilisée est précisée
• Montant du prélèvement
  Montant arrondi à 2 décimales

Le montant total des sommes prélevées fait également l'objet d'un ordre de prélèvement SEPA inclus dans le fichier. Le montant est arrondi à l'euro.

Outils de contrôle

Liste nominative

Dans la Gestion des exports, l'onglet PAS regroupe les informations fiscales nominatives de la DSN.

Il permet de visualiser pour chaque salarié déclaré, le taux appliqué, le type de taux et le montant du prélèvement.

Une fois le bilan DGFiP reçu, le taux transmis par la DGFiP est également visualisable.

Document de contrôle DSN

Le document de contrôle de la DSN reprend également les éléments de l'onglet PAS.

Le type de taux est signalé par une lettre devant le taux : un P (pour personnalisé) ou un M (si une grille de taux non personnalisé est utilisée).

Livre de paie

menu Etats > Livre de paie

Le Livre de paie permet d'éditer un état des données fiscales. Dans le cadre Données, il est possible de cocher les informations suivantes :

• Date règlt
• Net imposable
• Assiette PAS
• Taux PAS
• Type Taux PAS
• Montant PAS
• Montant IJ subrogées (montant des IJ intégrées dans l'assiette PAS)
• Montant net HS exonérées
• Net à payer avant PAS