Particularités Contrats

Données obligatoire, données identifiantes et données par défaut

Données obligatoires

En import de contrats, le logiciel va combiner les informations importées du fichier extérieur et les informations de la fiche salarié.

Pour qu’un fichier puisse être importé dans sPAIEctacle, il faut que certaines informations indispensables soient présentes dans le fichier d’import.

Informations obligatoires pour importer des contrats

• Code société (en version Multi-sociétés uniquement - si le champ est manquant,  le logiciel affiche un dialogue qui permet d’indiquer la société)
• Matricule (identifie le salarié concerné)
• Début de contrat (date de début du contrat)

Informations obligatoires pour importer des contrats avec données de paie

• Code rubrique (chaque ligne des données de paie est identifiée par le Code rubrique - dans le fichier d'import, il convient d'avoir une ligne par ligne de donnée de paie)

Données identifiantes

Les champs identifiants le contrat sont :

• Matricule
• Début de contrat

A l'import, si une fiche existe déjà avec ces informations, elle sera mise à jour, dans le cas contraire, elle sera créée.

Données par défaut

Certains champs, s'il ne sont pas renseignés dans le fichier d'import, vont être renseignés par défaut :

• Code contrat (généré automatiquement)
• Catégorie salariale ("Cas général" par défaut)
• Type de contrat ("Intermittent" par défaut)
• Heure d'embauche (heure par défaut indiquée sur la fiche Société - onglet Divers)
• Convention collective (convention collective par défaut indiquée sur la fiche Société - onglet principal)
• Code numéro d'objet (n° d'objet de l'analytique éventuellement importé, à défaut n° d'objet indiqué sur la fiche Société - onglet Divers, à défaut le champs reste vide)
• Calcul du plafond ("Selon rubriques" si le contrat est de type "Intermittent", "Selon période" sinon)
• Accident du travail applicable ("Artiste" si le Régime Urssaf de la profession est "Artiste", "Cas général" sinon)

Valeurs acceptées

Certains champs ont un format prédéterminé et ne peuvent accepter que certaines valeurs :

• Code société : Code société ou Nom abrégé ou Raison sociale
• Code profession : Code profession ou Libellé profession ou Libellé féminin
• Code rubrique : Code rubrique ou Libellé rubrique
• Compte analytique : Compte analytique ou Libellé analytique
• Convention collective : Libellé abrégé ou Libellé complet ou Code identifiant IDCC
• Numéro d'objet : Code n° d'objet ou Numéro d'objet

Champs multivalués

Les champs multivalués (rubriques de paies, analytiques, dates travaillés, champs personnalisables) sont indiqués dans le fichier d'export sur autant de lignes qu'il y a de valeurs. Chacune de ses lignes reprend les identifiants de la fiche contrat, à savoir le Matricule et la Date de début.

Dans un fichier à importer, les champs multivalués peuvent être présentés en lignes, comme dans le fichier d'export, ou en colonnes.

Utilisation de la fonction import pour mettre à jour des contrats déjà saisis

On peut utiliser l’import de contrats pour mettre à jour des informations dans des fiches contrats déjà saisies (mise à jour de toutes les informations sauf identifiantes).

Dans ce cas, il faut que le fichier importé contienne les informations permettant d’identifier de façon certaine les contrats à modifier. Le logiciel se base pour cela sur les champs Matricule et Date de début. Si une fiche contrat déjà créée réunit pour ces champs les mêmes données que celles contenues dans le fichier d’import, alors le fichier d’import mettra à jour la fiche contrat en question.

Par opposition à la mise à jour des rubriques de paie (voir la fiche Mise à jour des rubriques de paie), cette utilisation de l’import permet de modifier toutes les données de la fiche contrat (autres que les identifiants nécessaires listés ci-dessus).