Les Récapitulatifs spécifiques sont des outils de contrôle ou d'analyse, annexes aux Déclarations de cotisations.
Elle permettent notamment l'analyse des données de paie, et peuvent être utiliser pour justifier les calculs en cas de contrôle.
Edition des récapitulatifs spécifiques
- Activer les menus Etats - Récapitulatifs spécifiques
- Sélectionner la Période
- Cocher éventuellement l'option Inclure les pré-paies (pour éditer un état prévisionnel par exemple)
- Cocher éventuellement l'option Rupture par mois (si on a sélectionné une période plus grande que le mois mais que l'on souhaite avoir le détail mois par mois).
Les différents récapitulatifs spécifiques
Etat de paye XML (étab. publics)
Cet état est spécifique aux établissements publics qui ont obligation de transmettre les paies sous forme dématérialisée à leur trésorerie.
Il répond au cahier des charges spécifique de la "Convention cadre nationale relative à la dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière des collectivités et établissements publics locaux".
Liste des réductions et allégements
Cet état se décompose en plusieurs documents de contrôle des réductions pour heures supplémentaire exonérées et réductions Fillon, Lodéom, ZRR, ...
- La Liste des réductions Fillon reprend paie par paie les éléments de calcul de la réduction, dont les cumuls.
- La Liste des réductions heures sup. exonérées sort mois par mois. Elle détaille paie par paie, les éléments de calcul des réduction salariale et déduction patronale. Elle est à présenter en cas de contrôle Urssaf.
Mesures except. COVID-19
Voir à ce sujet les différents Courriers privilège de la période.
Liste nominative CICE / CITS (cumulée)
Ces deux listes nominatives sont obsolètes depuis 2019.
Liste nominative Chômage int.
Cette liste permet de garder une trace des attestations remises aux salariés.
Cette liste peut être différente du doc. de contrôle des exports, qui correspond lui précisément au contenu de l'export effectué (en fonction de la période sélectionnée et de la date d'édition).
Livre entrées-sorties du personnel
Ce document vient en réponse à l’obligation pour les entreprises, de tenir un registre unique du personnel. Aux yeux des contrôleurs, le document édité par sPAIEctacle, pris tel quel, n’a souvent pas valeur de "registre". On peut par exemple le coller sur un registre aux pages numérotées.
Le livre est automatiquement édité en date de fin : quelque soit l'option choisie dans le cadre période, la sélection de paies effectuée pour éditer ce récapitulatif sera faite en fonction de leur date de fin.
Le livre mentionne uniquement les mouvements de personnel. Un salarié qui entre ou qui sort de l'entreprise au mois de mars apparaîtra sur l'édition incluant cette période. En revanche, toujours sur le même mois de mars, un salarié qui était déjà dans l’entreprise et qui n'en sort pas n'apparaîtra pas sur le livre : en effet, au cours du mois considéré il n’est ni entré, ni sorti de l'entreprise.
Les entrées et sorties sont considérées à partir des dates des fiches Contrat.
Mouvement de main-d'oeuvre DMMO/EMMO
Cette déclaration est obsolète depuis la mise en place de la DSN.
Registre des stagiaires
Le Registre des stagiaires est un état synthétique des stagiaires présents sur la période sélectionnée.
L'état s'appuie sur les contrats en cours sur la période (que les paies soient saisies ou non).
Il comporte les éléments suivants :
- Stagiaire (NOM Prénom)
- Tuteur (Donnée perso. renseignée sur la fiche Contrat)
- Lieu de présence (Code postal et Ville de l'Etablissement)
- Entrée (Date de début de la fiche Contrat)
- Sortie (Date de fin de la fiche Contrat si celle-ci est comprise dans la période sélectionnée)
Tableau des effectifs
Les Tableaux des effectifs sont deux états permettant de contrôler les effectifs.
L'état "nouveau calcul en jours" correspond à l'effectif de la Sécurité Sociale, tel que calculé par l'Urssaf sur la base des informations envoyées en DSN mensuelle.
L'état "ancien calcul en heures" peut encore être utile pour votre éventuel comité d'entreprises, les élections du personnel, etc...
Le Tableau des effectif (nouveau calcul en jours) permet de vérifier les données calculées par l'Urssaf. Aucune information d'effectif n'est en effet envoyée à la caisse, qui effectue son propre calcul sur la base des paies et contrats déclarés via les DSN mensuelles.
Le calcul de sPAIEctacle pour cet état correspond à celui de l'Urssaf.
- Pour chaque paie, le calcul suivant est effectué :
Durée calendaire du contrat sur le mois x Temps partiel / Nombre de jours calendaire du mois
- L'effectif mensuel est égal à la somme des valeurs obtenus pour chaque paie.
- L'effectif annuel est égal à la moyenne des effectifs mensuels (en ignorant les mois à néant).
Remarques
- Les salariés automatiquement exclus de l'effectif sont les suivants :
- salariés dont la Catégorie salariale a pour Régime Urssaf Apprenti, CUI-CAE, Stagiaire, Stagiaire Formation Professionnelle ou Service civique
- salariés dont la Catégorie salariale est cochée Dirigeant
- salariés fonctionnaires détachés avec des retenues applicables en code DUCS 262 ou 264
- salariés CAPE (rémunérés et non rémunérés) avec des retenues applicables en code DUCS 404 ou 239
- L'effectif calculé pour chaque fiche Salarié est plafonné à 1.
- Pour les salariés rémunérés avec une rubrique forfait jours, le temps partiel éventuellement renseigné n'est pas pris en compte.
- Le calcul est effectué avec 6 décimales (mais tronqué à 2 sur l'état).
Etat des compteurs des congés
Ce récapitulatif est automatiquement édité en date de fin : quelque soit l'option choisie dans le cadre période, la sélection de paies effectuée pour éditer ce récapitulatif sera faite en fonction de leur date de fin.
L'Etat de compteurs des congés est une liste nominative des compteurs de congés acquis, congés prendre et RTT (les colonnes relatives au compteur de repos compensateurs ne sont édités que si le compteur est utilisé).
Seuls les salariés ayant au moins une paie sur la période sélectionnée, et au moins un des 4 compteurs ventilés, sont indiqués dans la liste.
Pour chaque compteur, l'état indique la valeur initiale en début de période, le mouvement sur la période et le solde en fin de période.
Etat des provisions des congés (à fin de période)
Ce récapitulatif est automatiquement édité en date de fin : quelque soit l'option choisie dans le cadre période, la sélection de paies effectuée pour éditer ce récapitulatif sera faite en fonction de leur date de fin.
L'Etat des provisions des congés est fichier d'export de type tableur, utile pour la valorisation comptable des congés en fin d'exercice.
Seuls les salariés ayant un contrat en cours au dernier jour de la période, et au moins un des compteurs ventilé, sont indiqués dans l'export.
Paramètres de calcul
Il est possible de préciser si le calcul des congés payés est fait en jours ouvrables ou en jours ouvrés. Les calculs sont alors ajustés en fonction de ce choix.
Il est également possible de modifier manuellement le nombre de jours utilisé pour la valorisation.
Bases de calcul
Salaire contrat : total brut de la fiche Contrat du salarié (ou de la somme des bruts si plusieurs contrats sont en cours au dernier jour de la période sélectionnée).
Taux Ch. Empl : moyenne du taux patronal des paies, du 1er janvier au dernier jour de la période sélectionné.
Index EGAPRO
L'Index EgaPro est fichier d'export de type tableur. Il permet de compléter le simulateur-calculateur en ligne de l'Index de l'égalité professionnelle.
Le fichier généré se décompose en deux parties :
- la partie basse du tableau liste les données issues des paies nécessaires au calcul, il est possible de les modifier ou de les ajuster manuellement
- la partie haute permet de compléter le simulateur-calculateur en ligne
les valeurs de cette zone ne dépendent que des valeurs de la partie basse, elles n'ont pas à être modifiées manuellement*
* Seul le bloc "Salariées en retour de congé maternité/adoption" n'est pas calculé selon les données de la partie basse. Il liste les Evénéments de type Maternité ou Adoption, avec une date de fin sur la période.
Salariés pris en compte
La liste reprend tous les salariés ayant un contrat d'une durée supérieure ou égale à la moitié de la période de référence. Pour une édition sur l'année entière, les contrats repris sont ainsi ce dont la durée sur l'année est supérieure ou égale à 6 mois.
Les contrats CDD dont le motif CDD est CDD de remplacement sont exclus, ainsi que ceux dont la Catégorie salariale est apprenti, contrat pro, CUI-CAE, CUI-CIE, service civique ou stagiaire.
Catégorie CSP
La catégorie renseignée est fonction du code PCS de la profession.
Voir à ce sujet la fiche Professions - Nomenclature PCS et niveau de qualification.
Salaires
Le Brut renseigné est brut cumulé de la période.
Le Salaire de base correspond à la somme sur les paies de la période, des rubriques de paie sur lesquelles l'option Salaire de base est cochée sur l'onglet Particularités.
Le Salaire de base reconstitué est la valeur utilisée pour le calcul des différents indicateurs. Il est égal au Salaire de base divisé par le temps partiel, ou pour les entrées/sorties en cours de mois, le salaire de base de la paie divisé par le nombre d’heures et multiplié par 151,67.
Par défaut à la mise à jour d'un fichier de données en version 7.3.1, les rubriques cochées Salaire de base sont les rubriques soumises à cotisations dont le Type rubrique était 'salaire de base', à l'exception de celles cochées Heure supplémentaire, Absence hors congés payés & RTT ou Suspension de contrat avec maintien de rémunération. Les rubriques portant une Spécificité attestation Assedic sont également exclues. Ce pré-paramétrage peut être modifié si besoin.
Augmentation indiv.
Indique Oui si le salaire de base reconstitué du dernier mois de la période, est supérieur à celui du premier mois de la période.
Salariés les mieux rémunérés
Il s’agit des 10 plus importantes rémunérations cumulées sur la période choisie. Cette liste reprend les noms, numéros de sécurité sociale, adresse, profession, période travaillée, rémunération brute cumulée et rémunération nette imposable cumulée.
Elle est notamment demandée aux annexes du bilan comptable.
Etat Prime de Partage de la Valeur (PPV)
Voir la fiche d'aide au paramétrage dédiée à la PPV pour plus d'informations sur cet état.