sPAIEctacle permet d'envoyer par mail, les Bulletins de paie, Attestations Assedic Intermittent et/ou Certificats Congés Spectacles.
Pour chaque salarié, que la sélection comporte pour lui une ou plusieurs paies, les documents sont envoyés dans un seul mail, avec copie à l'expéditeur. Les documents de paie sont en pièces jointes, au format pdf.
Pour les paies d'intermittents, l'envoi par mail n'est pas possible si la société dispose uniquement d'un "agrément papier" pour les AEM employeur.
Paramétrage
Pour utiliser cette fonctionnalité, trois paramètres doivent être renseignés.
Serveur d'envoi
- menu Fichier > Préférences
- renseigner le Serveur SMTP pour l'Envoi Mail
Le bouton Test SMTP permet de vérifier le bon fonctionnement du serveur d'envoi saisi. Si le test renvoie une erreur, vérifier les identifiants saisis et contacter votre fournisseur d'accès Internet ou votre administrateur informatique.
L'option SMTP authentifié permet, le cas échéant, de renseigner le Nom d'utilisateur et le Mot de passe.
Pour obtenir ces informations, vous devez vous mettre en contact avec votre administrateur informatique ou votre fournisseur internet. GHS ne pourra pas vous renseigner.
Expéditeur
- menu Paramètres > Société
- renseigner l'Expéditeur pour l'Envoi par mail
Le Nom complet sera affiché comme expéditeur dans la plupart des messageries électroniques et sera utilisé comme signature dans le corps du mail.
L'email renseigné sera également destinataire d'une copie de tous les mails envoyés. Nous vous conseillons de créer une adresse mail spécifique.
Pour les fichiers multi-sociétés, les deux champs Envoi par mail peuvent être exportés et importés (icône Import Export de la liste des Sociétés).
Pour envoyer par mail les documents de paie des salariés intermittents, il convient d'utiliser une signature scannée (à insérer dans la fiche Société). Pour plus d'informations vous pouvez dans la Foire aux Questions de notre site, consulter la fiche Quelle est la valeur légale d'une signature scannée ?
Destinataire
- renseigner l'e-mail du salarié sur sa fiche
L'option "Pas d'envoi par mail des paies" permet d'exclure un salarié de l'envoi par mail des documents de paie.
Lors de l'envoi par mail, les salariés pour lesquels l'option a été cochée, seront exclus de l'envoi et sPAIEctacle affichera l'anomalie suivante :
- "Salarié ayant refusé l'envoi par mail"
Un double-clic sur l'anomalie permet d'afficher les paies concernées et lancer l'impression papier.
Si les adresses mail des salariés ne sont pas renseignées, sPAIEctacle le signalera au moment de l'envoi et affichera les salariés concernés.
Envoi des mails
La fonctionnalité d'Envoi par mail est accessible depuis la liste des paies, en cliquant sur l'icône Imprimer.
Pour tous les envois dématérialisés de documents de paie (envoi vers Transat ou envoi par mail), il est possible de personnaliser le mail qui sera envoyé aux salariés.
Un dialogue de confirmation du début de l'envoi des e-mails apparaît.
- cliquer sur OK pour lancer la procédure
- cliquer sur Annuler pour abandonner l'envoi
Une barre de progression du traitement des documents peut apparaître avant le dialogue de confirmation du début de l'envoi des e-mails.
A l'issue de la procédure, un second dialogue précise le nombre d'envois effectués.
Le cas échéant, la présence d'anomalies est signalée. En validant le dialogue, la Liste des anomalies apparaît.
En cas d'erreur, l'ensemble des documents du salarié sont "mis en attente".
Si l'erreur est bloquante (signalée par !!), aucun document ne peut être envoyé.
Si l'erreur est un avertissement (signalée par ~), il est possible de cocher Ignorer les avertissements et cliquer sur Relancer. Les documents que sPAIEctacle est en mesure de produire seront alors envoyés.
Un double clic sur l'anomalie permet de visualiser les éléments à corriger.
Pour les salariés dont l'adresse mail n'est pas connue, il est alors possible de lancer l'impression groupée.
Après avoir corriger les autres erreurs, cliquer sur le bouton Relancer.
Contenu du mail
Chaque mail est envoyé au salarié et à l'expéditeur en copie cachée.
Il contient les informations suivantes :
1 - Expéditeur
Nom complet et Adresse mail définis dans la fiche Société.
2 - Destinataire
Prénom NOM et E-maill de la fiche Salarié
3 - Objet
L'objet est "Documents de paie" suivi du nom de la société.
4 - Corps du mail
Le corps du mail précise notamment les dates des paies concernées.
Le cas échéant, le message personnalisé saisi sera repris.
Le Nom complet défini dans la fiche Société est utilisé comme signataire.
5 - Pièces jointes
Les différents documents de paie sont en pièces jointes au format pdf.
sPAIEctacle conserve une trace de tous les envois de mails effectués dans un "fichier log". Pour voir l'emplacement de ce fichier, activer le menu Fichier > Maintenance et choisir Dossier Logs.