L'import / export est construit sur des principes constants. Les manipulations sont identiques, seul le contexte d’utilisation change.
Structure et format du fichier
Le format d’export et d’import de données de sPAIEctacle est simple et facile à traiter. Il s’agit d’un fichier texte de type particulier dit "texte tabulé" *. Par exemple, dans un export de salariés, on va avoir une ligne par salarié, et les informations sur le salarié en colonnes.
* Ce fichier est de type ASCII et se présente sous forme de tableau. Une tabulation sépare chaque champ, et un retour chariot démarre un nouvel enregistrement.
Nous allons ici considérer un fichier de salariés exporté à partir de sPAIEctacle.
Un fichier salarié exporté se présente sous la forme d’un tableau dont chaque champ est organisé en colonne, avec un titre (ligne 1). Un fichier à importer doit avoir exactement la même structure.
Les libellés d’en-tête (la première ligne du tableau) doivent correspondre exactement à ceux que sPAIEctacle attend pour que le fichier puisse être importé. C’est sur cette information que sPAIEctacle construit le fichier, mais les colonnes n'ont pas à être dans un ordre particulier.
Pour les vérifier, faites un export de tous les champs pour un salarié, ouvrez le fichier et utilisez les mêmes libellés : "Nom", par exemple.
Informations exportées
sPAIEctacle permet d'exporter la quasi totalité des données renseignées dans les fiches sélectionnées (paies, contrats, salariés, professions, analytiques). Vous pouvez choisir parmi ces informations (ces champs) celles que vous voulez exporter.
Le dialogue d'export de données propose les champs à exporter : il suffit de cocher ceux que vous souhaitez exporter.
Remarque : pour sélectionner, désélectionner tout, cliquer sur la coche devant "Champs exportés".
sPAIEctacle garde en mémoire les champs sélectionnés d'un export sur l'autre.
Il est possible d'exporter les données au format d'un autre système informatique (Windows vers Macintosh et réciproquement). Cocher pour cela la case Export destination Windows (ou Mac) en bas à gauche de la fenêtre.
L'option Répétition de toutes les informations pour les champs multivalués permet notamment le tri des données par exemple pour l'analyse des rubriques de paies ou des retenues.
Informations importées
On peut importer dans sPAIEctacle tous les champs proposés à l'export, sauf ceux notés entre parenthèses dans le dialogue d'export (repris entre parenthèses en entête de colonne sur le fichier).
En dehors des champs "identifiant" et "obligatoire" on peut n'importer qu'une sélection de champs. Voir à ce sujet la fiche Notions d’information obligatoire, d’identifiant, d’information multivaluée et optionnelle.
Modification des champs
Les seules manipulations décrites ici sont celles liées au logiciel sPAIEctacle. Pour les manipulations propres à votre tableur, reportez-vous aux instructions de l'éditeur du logiciel que vous utilisez.
On peut modifier à l'aide d'un tableur ou d'un traitement de texte un fichier exporté depuis sPAIEctacle avant de l’importer. Cela permet notamment d'obtenir la structure du fichier (libellés des en-têtes de colonnes, présentation des informations).
Une fois les modifications effectuées, on enregistre le fichier modifié au format "texte (séparateur : tabulation)".
Informations non importées
Mettre un libellé d’en-tête entre parenthèses permet de ne pas importer ce champ dans le fichier de paies de destination.
Par exemple, vous ne souhaitez pas importer le numéro de téléphone.
- Ouvrir le fichier exporté à l’aide d’un tableur ou d’un traitement de texte
- Mettre entre parenthèses le libellé "Téléphone"
- Enregistrer la modification - en conservant le format "texte (séparateur : tabulation)".
A l'import, tous les champs seront importés, sauf le numéro de téléphone.
Format des données
Valeurs numériques
Le symbole décimal doit être une virgule et non un point. Les montants comportant un point au lieu d'une virgule ne sont pas repérés et le montant sera importé sans tenir compte du séparateur.
Dates
Les dates sont de format JJ/MM/AAAA ou JJ/MM/AA. Aucun autre format n’est reconnu à l'import des données.
Informations conditionnelles (boîtes à cocher)
Les informations conditionnelles sont renseignées par Oui ou Non dans un fichier d'import. Par exemple, les informations de type "+65 ans", ou "fiscalement étranger" doivent être renseignées Oui pour que la case soit cochée à l'import. En l'absence d'information, c'est le Non qui prévaut, la case n'est alors pas cochée.
Mise en forme automatique des tableurs
Le fait d’ouvrir un fichier d’export dans un tableur peut en transformer le contenu. En effet, certaines données comme le numéro de sécurité sociale (15 chiffres), le numéro de téléphone (commençant par un zéro) ou le RIB (23 chiffres) sont directement converties dans un format de nombre (de type "exposant" pour le numéro de sécurité sociale, par exemple). Il convient dans ce cas de désactiver la mise en forme automatique du tableur à l’ouverture du fichier ou de préciser dans l'assistant d'import que ces colonnes doivent être au format texte - pour plus de précisions, reportez-vous aux instructions de l'éditeur du logiciel de tableur que vous utilisez.
Vous pouvez aussi manipuler votre export dans un traitement de texte. Cela nécessitera un travail préalable de mise en forme du document (à l’aide des taquets de tabulation) pour être exploitable, mais les informations ne seront pas affectées par les fonctions automatiques de formatage du logiciel.