Comme n’importe quel document informatique ou papier, le fichier de paies est susceptible d’être dégradé, perdu ou endommagé. Une fois suffit pour perdre des heures ou des mois de travail. Personne n’est à l’abri d’un incident. La fonction Sauvegarde / Restauration de sPAIEctacle permet de procéder à une sauvegarde "sur disque dur" pour répondre à la plupart de ces problèmes.
La sauvegarde sPAIEctacle ne dispense en aucun cas d’une sauvegarde régulière faite sur un support externe (second ordinateur, serveur ou disque externe...). En effet, sPAIEctacle fait une sauvegarde sur disque dur. Si l’ordinateur était endommagé, reformaté ou volé, la sauvegarde sPAIEctacle serait inaccessible.
Enregistrement automatique des données
Dans sPAIEctacle, les données que l'on saisit sont enregistrées au fur et à mesure dans le fichier de données, à chaque fois que l'on valide par OK.
Lorsque l'on quitte sPAIEctacle la session de travail est automatiquement enregistrée dans le fichier de données sur lequel on vient de travailler.
Pour des raisons de sécurité, il est indispensable d’effectuer régulièrement des sauvegardes de vos fichiers de données. La sauvegarde des données est à votre charge, elle est proposée automatiquement par le logiciel avant certaines manipulations.
Sauvegarde
Il existe deux possibilités de sauvegarde dans sPAIEctacle, la sauvegarde manuelle, à la demande, et la sauvegarde à la fermeture du logiciel.
Sauvegarde manuelle
On peut activer à tout moment la fonction de sauvegarde manuelle. Il faut tout d’abord être dans le logiciel de paie, ouvert sur le fichier de paies qu’on désire sauvegarder. Dans notre exemple, le fichier de paies se nomme "Mespaies.4DD".
- Activer les menus Fichier - Sauvegarde
- Les champs Date, Heure et Commentaire sont pré-remplis par défaut. Ils permettront par la suite d’identifier une sauvegarde parmi d’autres. Le contenu des champs est modifiable.
- Valider avec OK
La sauvegarde s’effectue. Une fois qu’elle est terminée, on peut continuer à travailler.
Le fichier de paies consiste en trois fichiers rangés dans le même répertoire, par exemple "mes paies.4DD", "mes paies.4DIndx et "mes paies.Match". Ils sont tous les trois sauvegardés dans un seul et même fichier nommé "mes paies.AAMMJJ.spk" (AA = année - MM = mois - JJ = jour)
La fonction sauvegarde peut aussi s’utiliser en version réseau multipostes. Pour cela, néanmoins, il ne doit y avoir qu’un seul utilisateur connecté. La sauvegarde s’effectue sur son poste de travail dans un dossier Sauvegarde qui se crée à côté de "sPAIEctacle client".
Sauvegarde à la fermeture
A la fermeture de sPAIEctacle (menu Fichier - Quitter - ou sur Mac OS X, menu sPAIEctacle - Quitter sPAIEctacle) la fenêtre Sauvegarde avant de quitter apparaît à l'écran. Dans notre exemple, le fichier de paies se nomme "Mespaies.4DD".
L’option Sauvegarder... est sélectionnée par défaut.
- Les champs Date, Heure et Commentaire sont pré-remplis par défaut. Ils permettront par la suite d’identifier une sauvegarde parmi d’autres. Le contenu des champs est modifiable.
- Cliquer sur Continuer.
La sauvegarde s’effectue, puis le logiciel se ferme comme demandé.
On peut valider le dialogue de sauvegarde avec un double clic sur le bouton radio de l’option souhaitée, par exemple "Sauvegarder Mespaies.4DD".
Si l’on ne souhaite pas effectuer une sauvegarde à la fermeture, il suffit de cocher l’option Ne pas sauvegarder..., puis de cliquer sur Continuer.
Le bouton Annuler annule non seulement les instructions de sauvegarde mais également la fonction Quitter demandée au début, et permet de continuer à travailler sur le fichier.
Ce que fait sPAIEtacle
sPAIEctacle crée un dossier Sauvegarde à côté du fichier de paies ouvert à l’écran. Il y place une archive compressée faite à partir des données contenues dans le fichier de paies.
Avant la première sauvegarde
Dans notre exemple, le nom du fichier de paies en cours est "Mespaies.4DD". Il est rangé dans le dossier "Données paie" qui se trouve sur le disque dur dans "Documents".
Après la première sauvegarde
Le dossier sPAIEctacle contient à présent un dossier "Sauvegarde", dans lequel est rangée l'archive : "Mespaies-date.spk". La date s’exprime sous la forme AAMMJJ.
Les sauvegardes faites le même jour sont numérotées (par exemple : "Mespaies.110622.1.spk").
La sauvegarde peut réduire un fichier de 6 Mo à seulement 100 Ko environ. Cela représente plusieurs avantages :
- pour les sauvegardes à effectuer régulièrement "en externe" (prévention des accidents matériels, incendies, vols, virus informatiques...), il est tout aussi simple de sauvegarder l’archive compressée .spk, bien plus économique en terme de place.
- pour les utilisateurs qui ont besoin d’échanger leurs données, la faible taille du fichier facilite la transmission par e-mail, voire les téléchargements sur un espace d’hébergement Internet privé. L'archive .spk est la même pour Macintosh et pour Windows : elle permet l'échange de données d'une plateforme à l'autre. Bien entendu, l’utilisateur qui "réceptionne" l’archive .spk doit avoir le logiciel sPAIEctacle dans la même version que l’expéditeur pour pouvoir restaurer le fichier de paies.