Particularités Paies

Données obligatoire, données identifiantes et données par défaut

Données obligatoires

En import de paies, le logiciel va combiner les informations importées du fichier extérieur et les informations de la fiche salarié, voire de la fiche contrat.

Pour qu’un fichier puisse être importé dans sPAIEctacle, il faut que certaines informations indispensables soient présentes dans le fichier d’import.

Informations obligatoires pour importer des paies

• Code société (en version Multi-sociétés uniquement - si le champ est manquant,  le logiciel affiche un dialogue qui permet de choisir la société)
• Exercice (si le champ est manquant,  le logiciel affiche un dialogue qui permet d’indiquer l'exercice)
• Matricule (identifie le salarié concerné)
• Date début (date de début de la paie)

Informations obligatoires pour importer des données de paie (import de paies sans référence à une fiche contrat en cours par exemple)

• Code rubrique (chaque ligne des données de paie est identifiée par le Code rubrique - dans le fichier d'import, il convient d'avoir une ligne par ligne de donnée de paie)

Données identifiantes

Les champs identifiants la paie sont :

• Matricule
• Date début

A l'import, si une fiche existe déjà avec ces informations, elle sera mise à jour, dans le cas contraire, elle sera créée.

Données par défaut

Certains champs, s'il ne sont pas renseignés dans le fichier d'import (ou dans la fiche contrat si elle existe) vont être renseignés par défaut :

• Pré-paie ("non" par défaut - "oui" si certains éléments nécessaires au calcul de la paie sont manquant)
• Catégorie salariale ("Cas général" par défaut)
• + 65 ans, Retraité, Fiscalement étranger (valeur de la fiche salarié par défaut)
• Type de contrat ("Intermittent" par défaut)
• Calcul du plafond ("Selon rubriques" si le contrat est de type "Intermittent", "Selon période" sinon)
• Convention collective (convention collective par défaut indiquée sur la fiche Société - onglet principal)
• Numéro d'objet (n° d'objet de l'analytique éventuellement importé, à défaut n° d'objet indiqué sur la fiche Société - onglet Divers, à défaut le champs reste vide)
• Mode règlement (valeur de la fiche salarié par défaut)

Valeurs acceptées

Certains champs ont un format prédéterminé et ne peuvent accepter que certaines valeurs :

• Code société : Code société ou Nom abrégé ou Raison sociale
• Code profession : Code profession ou Libellé profession ou Libellé féminin
• Code rubrique : Code rubrique ou Libellé rubrique
• Compte analytique : Compte analytique ou Libellé analytique
• Convention collective : Libellé abrégé ou Code identifiant IDCC
• Numéro d'objet : Code n° d'objet ou Numéro d'objet

Rattachement à une fiche contrat

Valeurs autorisées

Le champs Code contrat peut prendre différentes valeurs :

• [nouveau]
  La paie sera affectée à un nouveau contrat vierge.
• [encours]
  La paie sera affectée à la fiche contrat en cours aux dates de la paie. Si plusieurs contrat sont en cours à ces dates ou au contrat si aucun contrat n'est en cours à ces dates, un message d'erreur le signale et la paie n'est pas importée.
• [automatique]
  Si plusieurs contrat sont en cours à ces dates, un message d'erreur le signale et la paie n'est pas importée.
  Sinon, si un et un seul contrat en cours existe pour ces dates, la paie lui est affectée.
  Sinon la paie est affectée à un nouveau contrat vierge.
• Code contrat
  On peut affecter la paie à un contrat en particulier. Si le code contrat n'existe pas, un message d'erreur le signale et la paie n'est pas importée.

Données reprises par défaut de la fiche contrat dans les paies importées

Si la paie importée est rattachée à une fiche contrat, certaines informations, à défaut d'être renseignées différemment dans le fichier d'import, seront importées de la fiche contrat. C'est le cas des champs suivants :

• Catégorie salariale
• Mutuelle
• Code profession
• Temps partiel
• Convention collective
• Qualification, Echelon, Coefficient
• Code rubrique, Libellé rubrique, Quantité rubrique, Base rubrique
• Compte analytique, Compte analytique multiple, Répartition analytique multiple, Total ana. mult. par autre base
• Code numéro d'objet

Champs multivalués

Les champs multivalués (rubriques de paies, analytiques, dates travaillés, retenues, champs personnalisables) sont indiqués dans le fichier d'export sur autant de lignes qu'il y a de valeurs. Chacune de ses lignes reprend les identifiants de la fiche contrat, à savoir l'Exercice, le Matricule et la Date de début.

Dans un fichier à importer, les champs multivalués peuvent être présentés en lignes, comme dans le fichier d'export, ou en colonnes.

Import de paie définie sur le net ou le coût employeur

Les Net avant PAS et Coût employeur sont importables (import de paies ou de contrats).

Le principe est le même qu'en ajout de paie sur contrat défini à l'envers : sPAIEctacle importe l'ensemble des données puis "ouvre le cadenas" situé à côté du Net avant PAS ou du Coût employeur, afin de calculer le montant brut de la première ligne de paie.

Utilisation de la fonction import pour mettre à jour des paies déjà saisies

On peut utiliser l’import de paies pour mettre à jour des informations dans des fiches paies déjà saisies (mise à jour de toutes les informations sauf identifiantes).

Dans ce cas, il faut que le fichier importé contienne les informations permettant d’identifier de façon certaine les contrats à modifier. Le logiciel se base pour cela sur les champs Matricule et Date début. Si une fiche paie déjà créée réunit pour ces champs les mêmes données que celles contenues dans le fichier d’import, alors le fichier d’import mettra à jour la fiche paie en question.

Par opposition à la mise à jour des rubriques de paie (cf. fiche Mise à jour des rubriques de paie), cette utilisation de l’import permet de modifier toutes les données de la fiche paie (autres que les identifiants nécessaires listés ci-dessus).