Données obligatoires, données identifiantes et données par défaut
Données obligatoires
Pour qu’un fichier puisse être importé dans sPAIEctacle, il faut que certaines informations indispensables soient présentes dans le fichier d’import :
- Code société (en version Multi-sociétés uniquement - si le champ est manquant, le logiciel affiche un dialogue qui permet d’indiquer la société)
- Nom
- Prénom
Données identifiantes
Les champs identifiants le salarié sont :
- Code société (en version Multi-sociétés uniquement - si le champs est manquant, le logiciel affiche un dialogue qui permet d’indiquer la société)
- Matricule
A l'import, si une fiche existe déjà avec ces informations, elle sera mise à jour, dans le cas contraire, elle sera créée.
Voir aussi le paragraphe Utilisation de la fonction Import pour mettre à jour des salariés déjà saisis.
Données par défaut
Certains champs, s'il ne sont pas renseignés dans le fichier d'import, vont être renseignés par défaut :
- Matricule (généré automatiquement à partir des Nom et Prénom)
- Genre ("monsieur" par défaut)
- Fiscalité (pas défaut Métropole)
- Situation familiale (par défaut "Cél" pour célibataire)
- +65 ans, Retraité ("non" par défaut)
- Abattement (abattement du dernier exercice en cours - par défaut "inconnu")
- Mode de règlement ("non déterminé" par défaut)
- Compte racine, Compte terminaison, Libellé racine, Libellé terminaison : les paramètres par défaut des comptes salariés (fiche Société - onglet Compta) seront utilisés
Valeurs acceptées
Certains champs ont un format prédéterminé et ne peuvent accepter que certaines valeurs :
- Code société : Code société ou Nom abrégé ou Raison sociale
- Genre : "monsieur", "madame" ou "mademoiselle" - certaine abréviation sont aussi acceptées, telles que m pour monsieur, ma ou mm pour madame, ml pour mademoiselle
- Situation familiale : "Cél", "Marié", "Div", "Veu", "Viv" ou"Marit" (avec ou sans accent)
- Pays, Nationalité, Pays de naissance : peut contenir le code ou le libellé du pays (pour plus de détails voir la fiche Liste des pays)
- Numéro de sécurité sociale, Numéro Congés Spectacles : un contrôle sur la clé est effectuée, l'erreur est signalée mais ne bloque pas l'import
- Fiscalité : "Métropole" ou "RE GP MQ" ou "GF YT" ou "Etranger"
(L'import fonctionne également avec une colonne Fiscalement étranger renseignée de "oui" ou "non") - +65 ans, Retraité : "oui" ou "non"
- Abattement (abattement du dernier exercice en cours) : "oui, "non" ou "inconnu")
- Mode de règlement : "Ch", "Vir", "Esp" ou "non déterminé"
- IBAN : un contrôle de validité est effectuée, l'erreur est signalée mais ne bloque pas l'import - les RIB sont automatiquement convertis en IBAN
Pour que l'import fonctionne, le code ou le libellé utilisé doit être unique. Par exemple, si plusieurs fiches société ont le même Nom abrégé, l'import ne pourra pas se faire sur le Nom abrégé.
Champs personnalisables
Il n'est possible d'importer qu'une valeur par champ personnalisable. Par exemple, le fichier ci-dessous ne pourra pas être importé :
On ne peut importer qu'une seul fois le champ personnalisable "Instrument", il convient donc de supprimer la colonne E ou de créer un second champ "Instrument secondaire".
Lors de la création d'un champ personnalisable il est possible de cocher l'option Donnée unique. Il ne sera alors possible d'affecter qu'une seule fois le champ à chaque fiche, cela peut éviter les erreurs en cas d''imports/exports récurrents. Voir aussi à ce sujet la fiche Données perso.
Utilisation de la fonction import pour mettre à jour des salariés déjà saisis
On peut utiliser l’import de salariés pour mettre à jour des informations dans des fiches salariés déjà enregistrées (mise à jour de toutes les informations sauf identifiantes).
Dans ce cas, il faut que le fichier importé contienne les informations permettant d’identifier de façon certaine les salariés à modifier. Le logiciel se base pour cela sur le Matricule.
Toutes les autres informations importables sont ainsi modifiables dans une fiche Salarié, y compris le Nom et le Prénom. C'est pourquoi il convient de manipuler avec précaution les imports de fichiers salariés contenant des matricules.