Manuels de référence sPAIEctacle · La Paie

Attestation Employeur Pôle Emploi

Depuis le 1er janvier 2022, le signalement DSN Fin de Contrat (FCTU) se substituera à l'AED.

Le dispositif apporte des avancées importantes et facilite la gestion des fins de contrats, en particulier si vous avez beaucoup de contrats courts (hors CDDU) :

  • recours au machine to machine pour transmettre le fichier et recevoir l'attestation d'emploi rematérialisée (AER)
  • dématérialisation complète avec transmission de l'AER au salarié via son compte Transat

Contenu du fichier

Alors que l'AED porte l'ensemble des informations nécessaires à l'édition par Pôle emploi de l'attestation d'emploi, la DSN Fin de contrat, comme la DSN arrêt de travail, ne porte que les informations liées à l'événement (dates de notification, motif de rupture, dates de préavis, etc...). Seules les paies des deux derniers mois sont reprises dans le fichier.

A réception de ce "signalement", afin de reconstituer l'historique des salaires, Pôle emploi va chercher dans les 36 dernières DSN mensuelles transmises, les paies déclarées pour le salarié. Si la reconstitution des données est incomplète ou erronée, il conviendra  d'effectuer une saisie en ligne (ou selon les cas de produire une AED EDI).

Générer le fichier

Depuis la liste des Contrats ou la liste des Paies, un clic sur l'imprimante donne accès au choix Attestation Employeur Pôle emploi.

Le premier menu déroulant permet de choisir la nature du fichier que vous souhaitez générer :

  • AED EDI
  • DSN Fin de contrat (FCTU)

sPAIEctacle permet de générer trois types de fichiers :

  • Fichier réel
  • Fichier test (nous ne savons pas à ce stade si une attestation test est dans ce cas rematérialisée par la caisse)
  • Fichier annule et remplace - voir le paragraphe DSN annule et remplace

Si les informations de fin de contrat ont été saisies dans la fiche Contrat, elles sont automatiquement reprises dans cette fenêtre. Dans le cas contraire, elles peuvent être renseignées ou modifiées ici et seront reportées dans la fiche Contrat.

Il est possible de produire plusieurs fichiers simultanément.

Dans ce cas, la zone Données fin de contrat propose deux options :

  • récupérer les informations propres à chaque contrat, telles que préalablement saisies dans les fiches Contrat
  • affecter les mêmes informations à tous les contrats

Un contrôle de cohérence est opéré automatiquement.

  • Si une "Liste des anomalies" apparaît, double-cliquer sur les anomalies afin d’effectuer les corrections dans les fiches concernées.
  • Une fois les corrections effectuées, cliquer sur "Valider les corrections" afin que les modifications soient prises en compte.
  • Une fois toutes les erreurs bloquantes corrigées et les corrections validées, cliquer sur OK pour générer le fichier DSN.

Le fichier DSN généré est accessible dans la Gestion des Exports (menu Etats > Gestion des exports). Deux à trois onglets reprennent les principales informations du fichier :

  • Résumé
    Type de déclaration - Type de fichier - Période et Société concernées
    Date d'envoi et état des retours (renseignés automatiquement lors d'un dépôt automatisé)
    Le nom du salarié concerné est par défaut indiqué dans la zone Commentaire
  • Liste
    Indique les dates du contrat et les éventuelles indemnités de fin de contrat.
  • Retours
    Cet onglet n'apparaît qu'après le dépôt automatisé du fichier (mode "Machine to Machine"). Il liste les différents bilans attendus et leur statut (OK / KO / Ano).

Il est également possible en cliquant sur l'Imprimante, d'éditer un document de contrôle reprenant les principaux éléments du fichier.

Dépôt automatisé du fichier

Les DSN Fin de contrat (FCTU) comme les DSN mensuelles ou les DSN Arrêt de travail, peuvent être déposées sur net-entreprises en mode "Machine to Machine".

sPAIEctacle dépose le fichier et interroge régulièrement la plateforme, pour pouvoir afficher les bilans de traitement et télécharger l'AER mise à disposition par Pôle emploi, sans que vous n'ayez à vous connecter à votre tableau de bord DSN sur net-entreprises.

Suivi des attestations par l'employeur

Une fois la DSN transmise, une notification vous alerte de la mise à disposition des attestations rematérialisées par Pôle emploi.

  • Cliquer sur Afficher les contrats pour afficher la sélection des contrats dont l'attestation est disponible.

sPAIEctacle permet à l'employeur de visualiser l'attestation rematérialisée par Pôle emploi.

  • Sur l'onglet Suivi contrat de chaque fiche Contrat concernée,
    cliquer sur le bouton AER pour la visualiser.

Le pdf peut alors être imprimé ou sauvegardé sur votre ordinateur

L'AER est exactement celle mise à disposition par Pôle emploi. Seul le bloc 8 correspondant à l'authentification de l'attestation par l'employeur est complété par sPAIEctacle à partir des informations de la fiche Société (Nom, Prénom et qualité du signataire, Nom et téléphone du contact, ville de l'établissement et date).

Sur la liste des contrats (menu Contrats > Liste des contrats) la colonne AE permet de suivre l'état des attestations :

  • P :  la DSN Fin de contrat a été générée (ou l'AED EDI)
  • x :  l'attestation rematérialisée par Pôle emploi (AER) a été reçue
  • Tr. : l'AER a été transmise via Transat

Transmission au salarié

Une fois l'attestation rematérialisée par Pôle emploi, sPAIEctacle permet de la transmettre au salarié via Transat.

Le salarié est alors averti par mail de la mise à disposition de l'attestation sur son espace Transat.

  • Depuis la liste des contrats dont l'attestation est disponible, il convient de cliquer sur l'imprimante et de sélectionner Envoi des AER vers Transat.

Dans le cadre 8 correspondant à l'authentification de l'attestation par l'employeur, sPAIEctacle ajoute alors la signature scannée de la fiche Société.

  • Après transmission, un mail signale au salarié la mise à disposition de l'attestation sur son espace Transat.
  • L'attestation est alors visualisable et téléchargeable par le salarié sur l'onglet DOCUMENTS de Transat.

Exemple d'AER

L'attestation est celle éditée par Pôle emploi, reconstituée à partir des DSN mensuelles.

L'entête indique son numéro d'ordre.

Le cadre 6.1 reprend ainsi les éléments de salaire des 36 derniers mois du contrat.

Seul le bloc 8 correspondant à l'authentification de l'attestation par l'employeur est complété par sPAIEctacle à partir des informations de la fiche Société (Nom, Prénom et qualité du signataire, Nom et téléphone du contact, ville de l'établissement et date)..

La signature scannée est elle ajoutée au moment de l'envoi vers Transat.

DSN annule et remplace

Il peut être nécessaire de transmettre une DSN Fin de contrat  annule et remplace, en cas d'erreur sur les dates de préavis par exemple.

Attention, en cas d'erreur dans l'historique des salaires, il sera inutile de transmettre une DSN annule et remplace. Ces informations ne sont en effet pas contenu dans le fichier DSN Fin de contrat. Il conviendra alors d'effectuer une saisie en ligne (ou selon les cas de produire une AED EDI).

Pour générer une DSN Fin de contrat annule et remplace :

Sélectionner le contrat ou une paie du contrat

  • Cliquer sur l'icône Impression et choisir Attestation Employeur Pôle emploi
  • Choisir DSN Fin de contrat FCTU en Nature de fichier et Annule et remplace en Type de fichier

Par défaut, le "Numéro d'ordre de la DSN à annuler" et la "Date de création du fichier" sont ceux de la dernière DSN générée. Si besoin, ils peuvent être ajustés.

La DSN annule et remplace peut ensuite être transmise comme tous les autres fichiers DSN.