Un certificat d'emploi doit obligatoirement être imprimé et remis au salarié. Un exemplaire "employeur" doit être transmis à la caisse des Congés Spectacles par export de fichier à déposer sur le site de la caisse.
Premier numéro de certificat
Historiquement, il convenait de demander à la caisse numéro de premier certificat. Depuis l'entrée en DSN des Congés Spectacles, ce numéro, bien que toujours présent sur le certificat remis au salarié, n'est plus utilisé par la caisse. Il est donc possible de commencer la numérotation à 1.
- Menu Paramètres - Société, onglet Divers
- Indiquer 1 dans la case Congés Spectacles N° suivant
Impression des certificats d'emplois
On peut éditer les certificats d’emploi soit à partir de la Liste des paies, soit à partir de la Liste des salariés.
Impression depuis la liste des paies
L’édition à partir de la Liste des paies permet de choisir précisément les paies pour lesquelles on souhaite éditer un certificat. On peut également effectuer une édition regroupée de plusieurs paies sur un seul certificat.
- Afficher la Liste des paies et sélectionner les paies concernées
- Cliquer sur l'icône Imprimer et choisir Certificat Congés Spectacles dans la liste déroulante.
L'option Impression dans l'ordre des numéros de paie permet d'éditer les certificats en partant de la paie la plus ancienne (celle qui a le plus petit n°) et non en respectant l'affichage à l'écran, de haut en bas. En effet, le fonctionnement standard des impressions dans le logiciel est d'imprimer la liste affichée de haut en bas.
L'option Un certificat par salarié regroupe les paies d'un même salarié sur un seul certificat d'emploi. Le numéro du certificat sera alors reporté dans toutes ces paies. Si le salarié a eu plusieurs professions différentes, sPAIEctacle établira autant de certificats que de professions différentes.
La numérotation des certificats se fait automatiquement par sPAIEctacle au moment de l’impression.
Le numéro du certificat CS apparaît dans l’écran de paies, onglet Périodes. On peut le modifier par le bouton Mise à jour de la liste des paies.
Impression depuis la liste des salariés
L’édition à partir de la Liste des salariés permet d’éditer directement tous les certificats d’une période, sans avoir à sélectionner les différentes paies : la sélection se fait automatiquement, en fonction des périodes sélectionnées.
- Afficher la liste des salariés et sélectionner les salariés souhaités.
- Cliquer sur sur l'icône Imprimer et choisir Certificat Congés Spectacles
- Sélectionner la période concernée
sPAIEctacle affecte les numéros de certificats d’emploi aux paies correspondantes.
Les différentes zones du certificat d'emploi CS
- Numéro de Siret - Numéro renseigné dans la fiche Société.
- Compte - Numéro d'affiliation à la caisse des Congés Spectacles, renseigné dans l'onglet Caisses de la fiche Société (ce numéro doit comporter 8 ou 10 chiffres et une lettre).
- N° CE - Numéro de certificat attribué par sPAIEctacle en fonction du numéro Congés Spectacles suivant renseigné dans l'onglet Divers de la fiche société.
- Raison sociale
- NIR, Nom de naissance, Nom d'usage, Prénom et Pseudonyme - Informations provenant de la fiche Salarié.
- Emploi et statut cadre - Informations provenant de la paie.
- Dates de travail - Date de début et date de fin de la paie ou des paies sélectionnées.
- Nombre de jours - Information provenant de la paie. Le nombre de jours est celui indiqué dans la zone Jours de la paie ; si cette information est forcée dans la paie, c’est la valeur forcée qui est reportée ici.
- Base congés - Base de la cotisation de Congés Spectacles calculée dans la paie (ou des paies s’il y a regroupement sur un seul certificat).
- Salaire brut - Salaire brut de la paie (ou des paies s’il y a regroupement sur un seul certificat).
- Nom du signataire - Information provenant de la fiche Société, onglet principal.
- Date de signature - La date de signature du document est la date de règlement de la paie.
Le certificat doit être signé par l'employeur. Une signature scannée peut automatiquement être ajoutée à l'édition du Certificat Congés Spectacles. Voir à ce sujet la fiche Signature scannée.
Numérotation des certificats d'emploi dans sPAIEctacle
Le numéro de certificat d’emploi est enregistré dans chaque paie, au moment où il est édité. La zone N° certificat Congés Spectacles est située à l'onglet Périodes de l’écran de saisie de paie.
Les numéros sont incrémentés dans l’ordre d’impression choisi des certificats et attribués aux paies correspondantes.
Mise à jour du numéro à partir de la Liste des paies
Dans certaines situations (en cas de problème d’impression par exemple), on peut être amené à modifier les numéros de certificats enregistrés dans les paies : on ne peut pas les modifier directement dans les paies. Toutefois la modification est possible via la fonction de Mise à jour des paies.
- Sélectionner les paies pour lesquelles on souhaite modifier les numéros de certificats
- Pour effectuer une sélection discontinue de paies, maintenir la touche Ctrl (Cmd sur Macintosh) du clavier enfoncée et cliquer les paies concernées.
- Trier éventuellement les paies selon l’ordre désiré : l’affectation des nouveaux numéros aux paies se fera en ordre croissant, de haut en bas de la liste
- Cliquer sur le bouton Mise à jour
et choisir Mise à jour des paies...
La boite de dialogue Mise à jour des paies apparaît
- Cocher Numéro Congés
- Sélectionner Renumérotation à partir de et entrer le n° dans la case correspondante
- Valider par OK
La mise à jour va re-numéroter les certificats d’emploi ayant déjà un numéro.
Il n'est pas possible de faire un regroupement de paies par salarié par la Mise à jour.
Chaque impression de certificat attribue un numéro aux paies ; on ne peut pas attribuer un n° de certificat déjà attribué à une autre paie.
Il est prudent d’effectuer une sauvegarde avant de procéder à une renumérotation d’un nombre important de paies.
Il s’agit d’une re-numérotation, pas d’une attribution de numéro : les paies pour lesquelles le certificat n’a pas été édité ne seront pas affectées par ces manipulations.
On peut aussi mettre à jour les numéros de certificats en effaçant les numéros attribués. Il faut alors sélectionner l’option Remise à zéro. Dans ce cas on repart comme si l'édition n'avait pas été faite (ce qui n'est pas le cas de la renumérotation).