Cette fiche décrit le paramétrage à effectuer dans sPAIEctacle pour obtenir un fichier csv importable dans ELAP selon le cahier des charges attendu. Elle n'a pas pour vocation à renseigner sur les paramétrages à effectuer dans ELAP. Par ailleurs, pour toute explication plus précise sur les données attendues au sein de votre structure, nous vous invitons à vous rapprocher de votre agent comptable.
Principe général
Le format ELAP nécessite le remplissage d’un certain nombre de colonnes qui n’existent pas dans d’autres formats.
Pour la partie comptabilité générale, 3 informations sont à alimenter :
1. le compte de charge,
2. le compte de tiers,
3. le compte de contrepartie.
Pour la partie comptabilité analytique, 4 informations sont à alimenter :
1. le code destination,
2. le code organisation,
3. le code opération,
4. le code nature (appelé parfois chapitre).
Paramétrage de la partie 'comptabilité générale'
Le paramétrage de la partie générale se fait :
- dans les types retenues (voire, dans les retenues si besoin d’être plus précis),
- dans les rubriques,
- dans les salariés.
Tous les comptes généraux doivent avoir le format suivant : xxx/yyy/zzz
xxx étant le compte de charge
yyy étant le compte de tiers
zzz étant le compte de contrepartie
Types retenue
- Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Types retenue.
- Renseigner le compte et le libellé de l'écriture correspondant à la part patronale dans la zone Compte Débit.
- Renseigner le compte et le libellé de l'écriture correspondant à la part salariale dans la zone Compte Crédit.
Retenues
En fonction du plan comptable dont dépend la structure, il peut être nécessaire de préciser pour certaines Retenues, un compte comptable différent de celui du Type retenue.
- Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Retenues.
- Sur l'onglet Particularités des retenues concernées, renseigner le compte et le libellé de l'écriture dans la zone Comptabilité.
Dans ce cas, sPAIEctacle ne tiendra pas compte de la notion débit/crédit mais prendra ce compte dans tous les cas, en lieu et place de ceux paramétrés dans le type retenue.
Ainsi, il faut que la retenue soit, soit 100% patronale, soit 100% salariale.
Dans le cas contraire, il faudra dédoubler les retenues pour mettre la part salariale dans une retenue et la part salariale dans l'autre.
Rubriques de paie
En fonction des spécificités de la structure, les montants de certaines rubriques de paies sont précisés dans les écritures comptables.
- Menu Paramètres - Rubriques de paie - Rubriques de paie.
- Sur l'onglet Particularités des rubriques concernées, renseigner le compte et le libellé de l'écriture correspondant dans la zone Comptabilité.
Les rubriques à ignorer dans l'export, sont à renseigner avec un "X" dans la partie Compte.
Sociétés et Salariés
- Menu Paramètres - Société, onglet Compta.
- Définir les paramètres par défaut des comptes salarié
- Choisir le format d'export 'ELAP'
- Cocher 'Comptabilité analytique'
- Dans la longueur des comptes, passer les deux zones à 0.
- Dans le code journal des Opérations diverses : renseigner votre n° de lot '01' par défaut'
- Cocher 'Détail part salariale / part employeur des cotisations à payer'.
Le compte comptable des fiches salariés déjà saisies peut être modifié par la fonction de Mise à jour des salariés.
Pour plus d'informations sur la boite à cocher 'Nature - Compta M4', se reporter au §4.
Paramétrage de la partie 'comptabilité analytique'
Le paramétrage de la partie analytique est pilotée par un fichier d’options. Le fichier doit être placé dans un dossier Options, au même emplacement que le fichier de données.
La première colonne est à renseigner du compte analytique saisi dans sPAIEctacle.
Les quatre autres colonnes sont les correspondances pour ELAP, à savoir :
- le code destination
- le code organisation
- le code opération,
- le code nature.
Le nom du fichier est obligatoirement OptionsELAP.txt
Les 5 colonnes doivent obligatoirement toutes y être et dans le bon ordre, mais on peut ne pas tout compléter.
Voici un exemple de fichier :
L'information saisie dans la colonne 'Analytique' correspond au compte analytique saisi dans sPAIEctacle, dans les paies.
Les trois autres colonnes seront alimentées en correspondance dans la fichier ELAP.
Pour les établissements en comptabilité M4 qui n'ont pas de code nature mais une gestion par chapitres (D_011 et D_012), se reporter au § suivant.
Particularité de la coche 'Nature - Comptabilité M4' dans la fiche Société
Cette coche permet de gérer les chapitres D_011 et D_012 en lieu et place des codes nature.
Ainsi, si cette boite est cochée et s’il n’y a pas de code nature dans le fichier d’options, alors la valeur D_012 est renseignée pour toutes les lignes ayant des comptes de charge différents de 6225, D_011 sinon.