DPAE - Création et contenu

La Déclarations Préalable A l'Embauche (DPAE) peut être effectué selon différentes modalités :

• DPAE EDI (dépôt de fichier)
• saisie en ligne
• courrier ou fax

Fichier de DPAE EDI

Le fichier est au format xml (norme du 01/08/11).

La dépose du fichier se fait sur le site de l'Urssaf, manuellement ou en dépôt automatisé.

Aucune formalité particulière n’est nécessaire pour commencer à faire des DPAE par EDI.

Création du fichier DPAE EDI depuis la liste des contacts

• Menu Contrats - Liste des contrats
• Dans la liste des contrats, sélectionnez les contrats pour lesquels vous devez effectuer la DPAE.
• Cliquez sur  l'icône DPAE et choisir "Export du fichier DPAE".

• Sélectionnez DPAE EDI.
• Validez avec OK.

La fenêtre Gestion des exports s'ouvre à l'écran.

Renvoi

Voir aussi les fiches Gestion des exports.

Création du fichier DPAE EDI depuis la liste des salariés

• Menu Salariés - Liste des salariés
• Dans la liste des Salariés, sélectionnez les salariés pour lesquels vous devez effectuer la DPAE.
• Cliquez sur  l'icône DPAE et choisir "Export du fichier DPAE".

Un panneau DPAE s’ouvre à l’écran.

• Pour chaque salarié, sPAIEctacle reprend automatiquement les informations du dernier contrat (type de contrat, profession, catégorie salariale...). Vous pouvez modifier ce choix en sélectionnant le salarié puis en activant le menu déroulant du Contrat.
• Renseigner les dates du contrat (dans le cadre d'un contrat de type intermittent, la date de fin est également obligatoire).

Astuce

Vous avez également la possibilité de recopier les informations d'un contrat aux lignes du dessous en cliquant sur la flèche à côté des en-têtes de colonne Contrat du ou Au (vous pouvez alors recopier soit la date de début, soit l'heure de début, soit la date et l'heure de début, soit enfin la date de fin).

L'onglet Option permet de définir le format de sortie des DPAE (format EDI ou format papier).

A la validation, sPAIEctacle effectue deux opérations :

• Il génère les DPAE en fonction de l'option de sortie sélectionnée.
• Il crée de nouveaux contrats reprenant notamment les dates et en enregistrant que la DPAE a été faite. Vous pourrez revenir (ou non) ultérieurement dans les contrats créés pour compléter les informations liées aux données de paie.

Remarque

A partir de la fenêtre de saisie de DPAE, il existe une option "ne pas créer les contrats correspondant". Cette option permet de ne générer que les DPAE, sans créer de nouveaux contrats.
Dans un fonctionnement standard de sPAIEctacle, nous déconseillons de choisir cette option. En effet, la création du contrat permet ensuite de rattacher directement la paie au bon contrat, les dates sont déjà pré-remplies, la boite à cocher "Fin du contrat" est gérée automatiquement.

Contenu du fichier

Le fichier généré par sPAIEctacle comporte les informations obligatoires suivantes :

Zone employeur

Dénomination sociale, siret et code APE, adresse (provenant de l'onglet principal de la fiche Société)

Service médical de santé

• pour les intermittents : CMB et code 176 (informations "en dur")
• pour les permanents : "Nom caisse" et "Code médecine du travail" de la fiche Caisse affectée au Type retenue "Médecine Perm." sur l'onglet Caisse de la fiche Société

Zone salarié

Nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, NIR si déjà existant

(informations provenant de la fiche Salarié)

Zone contrat

Date et heure d’embauche, type de contrat

(CDI ou CDD) (informations provenant de la fiche Contrat)

Autres modes de déclaration - la DPAE papier

sPAIEctacle permet une édition papier de la DPAE selon les formalités applicables avant le 1er août 2011.

Le nouveau formulaire n’est pas encore paru et n’est donc pas intégré à sPAIEctacle.

Nous ne pouvons pas garantir que les Urssaf accepteront l’ancien formulaire.