La suppression d’exercice est une fonctionnalité qui va permettre d’archiver et d’alléger les fichiers de données.
Principe général
La fonctionnalité est accessible depuis le menu Paramètres > Exercice.
La suppression d’exercice va effectuer automatiquement les opérations suivantes :
- une sauvegarde "habituelle" classée dans le dossier Sauvegarde
- la création d’une archive classée dans un dossier spécifique
- la clôture automatique des paies et de l'archive
- la création d’un nouveau fichier de données ne contenant plus les exercices supprimés
Eléments supprimés
Tout d’abord, il est impossible de supprimer les données concernant les deux derniers exercices (N et N-1). De plus, il n’est possible de supprimer que des exercices consécutifs.
Pour les versions multi-sociétés, la suppression se fait par exercice, toutes sociétés confondues : il n’est pas possible de supprimer les exercices de certaines sociétés uniquement.
Les éléments supprimés sont les suivants :
- les paies
- les contrats terminés plus utilisés (c’est-à-dire ceux dont les paies ont été supprimées)
- les courriers plus utilisés (c’est-à-dire ceux dont les paies, les contrats ou les salariés ont été supprimés)
- les retenues ayant une date de fin antérieure à la date de début du 1er jour de l’exercice restant
- pour les versions multi-sociétés : les niveaux n’ayant plus de retenues rattachées
- les analytiques plus utilisés
- les numéros d’objets plus utilisés
- les accidents du travail non utilisés
- de manière optionnelle : les salariés plus utilisés (c’est-à-dire ceux dont les paies et contrats ont été supprimés)
- les listes personnalisées de salariés vides
Organisation du dossier contenant le fichier de données
Suite à la suppression d’exercice, un dossier "Archive" a été créé.
Il contient un sous-dossier du nom des exercices supprimés (exemple : sous-dossier "2007-2009" quand on a choisi de supprimer les exercices 2007 à 2009) contenant lui-même :
- une sauvegarde verrouillée (impossible donc à supprimer sans déverrouillage volontaire de l’utilisateur) nommée 2007-2009.spk (dans notre exemple)
- un fichier texte (.txt) donnant la description des opérations effectuées (nombre de paies, de contrats, de salariés supprimés, le nom du fichier original et l’emplacement où il a été archivé, etc…)
- le fichier original archivé et clôturé, renommé avec une extension .arch
Le nouveau fichier "nettoyé" des exercices supprimés est au même emplacement qu’auparavant mais a été renommé : à la place de MesPaies.4DD, il se nomme MesPaies.1.4DD
Spécificité des versions multipostes
La fonctionnalité de suppression d’exercices n’est pas possible en version multiposte.
Il convient d’installer une version monoposte de sPAIEctacle et de lancer la suppression à partir de cette version (nous vous conseillons d’effectuer cette manipulation sur le poste serveur afin que les sauvegardes et les fichiers y soient bien stockés). Il est nécessaire de bien avoir quitté les postes clients et le serveur pour pouvoir ouvrir le fichier en monoposte.
Après suppression, vous pouvez archiver la version monoposte et relancer le serveur sur le nouveau fichier.